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  • Mariana Babarovic

Twistprint, el nuevo software de administración para imprentas

Entrevista a Tomás Guzmán, ingeniero

Mariana Babarovic: Antes que nada, me gustaría saber la vinculación de este software con la imprenta Imprex, tu eres muy joven, ¿cómo llegaste a tener una imprenta?

Tomás Guzmán: Mis padres son socios y formaron está imprenta hace más de 30 años, con la que les fue muy bien hasta finales de los 90. Pero fueron perdiendo competitividad, porque como le pasa a muchas pyme, no hubo una reinvención ni una inversión de capital significativas. Fueron decreciendo en competitividad hasta que decidieron cerrar el negocio. En ese momento yo y mi hermano (Jorge Guzmán) nos juntamos y decidimos reflotar la imprenta. Ambos somos ingenieros, armamos un proyecto y se los presentamos a nuestros padres, a ellos les gustó y nos cedieron la imprenta.


MB: Qué difícil hacerse cargo de una imprenta si nunca había tenido conocimiento real del negocio.

TG: Desde el comienzo contamos con el apoyo de nuestros padres que rápidamente nos ayudaron a entenderlo, justamente en ese momento decidimos hacer este software para manejar mejor todas la áreas de la empresa.

Fue pensado como un software de uso interno, nosotros metíamos los parámetros y salía el costo óptimo del trabajo. En un mes la planta creció un 30%, a los dos meses le incorporamos un módulo de despacho y finalmente en el primer año la imprenta se manejaba digitalmente y habíamos crecido un 50%. Esto fue hace 4 años, mientras el mercado decaía, nosotros pudimos crecer gracias a esta tecnología.


MB: ¿Cómo decidieron comenzar a venderlo?

TG: La venta del Twist Print partió por accidente, en la visita del instalador de una CTP que acabábamos de comprar. Él vio el software y le interesó. Después de eso, organizamos un desayuno en Perú con 10 imprentas y ahí hicimos nuestra primera venta. Así fue que se lo vendimos a un primer cliente fuera de Chile. Luego vendimos a otro cliente en Argentina. El de Perú en particular creció mucho y quedó muy agradecido, así nos decidimos a pensarlo como negocio. Le hicimos ajustes, lo tradujimos a múltiples lenguajes, le pusimos un logo y una interfaz. Finalmente, renunciamos a nuestra participación en la imprenta y nos dedicamos full time al software


Tablet con el software en la mesa de la guillotina.


MB: y la relación con Antalis ¿cómo parte?

TG: Siempre quisimos un partner porque necesitábamos distribución, entonces conocimos a Antalis a través de su Gerente de innovación Cristián Guardia. Ahora vendemos en 10 países a través de ellos.


MB: ¿Es una app? ¿Cómo se vende?

TG: Es una plataforma web en la que la gente paga su derecho a uso (On board fee) y una mensualidad. Viene con la capacitación incluida, vía conference, son 5 sesiones de coaching con frecuencia semanal.

Hay una estructura de capacitación definida donde se trazan objetivos y tareas cada semana. A la semana cinco ya deberías estar implementado. La mayor parte del trabajo es hecha por el mismo cliente.

MB:¿Cómo funciona la capacitación con los clientes de afuera de Chile?

TG: Tenemos clientes en 10 países y no hemos ido a ninguno, las sesiones son digitales, lo que permite ser más escalable y más barato. Si no fuera así los clientes no podrían acceder a esta tecnología, que es justamente nuestra misión.


MB: Y después de la venta ¿haces un seguimiento?

TG: Se generan estas 5 sesiones y controlamos que los objetivos se cumplan. Y luego de las sesiones también se mantiene un control y se van definiendo reuniones de seguimiento hasta que puedan trabajar solos.

MB: ¿Cuáles son esos objetivos?

TG: El primero es cotizar. Entender todos los valores de la imprenta parametrizados.* Valores de materias primas, los costos de una máquina y los márgenes. Si parametrizas eso, estás en capacidad de cotizar. El segundo objetivo es hacer la orden de trabajo y planificar la producción con la plataforma, esto incluye cotizar. El tercero es comprar materias primas y controlar la producción. Y después, según el usuario, el customer feedback. Hay algunos clientes a los que les interesa y piden sesiones de entrenamiento solamente para esto. Pero un cliente que gobierna los 3 puntos iniciales es capaz de auto implementarse en cualquier cosa, porque son lógicas que funcionan en todo y se repiten también en administración y finanzas.

MB: ¿Cómo funciona el customer feedback?¿Es parte del software? ¿El cliente de la imprenta tiene acceso también?

TG: Es un adicional del software. Aleatoriamente se selecciona un porcentaje de pedidos para entrevistar a los clientes y recibir sus comentarios. Independiente si el cliente evaluó el servicio positiva o negativamente, esta información llega también a los operadores, que son los que hacen el trabajo. Entonces, si un cliente te evaluó mal, la siguiente orden de trabajo emitida estará en color rojo y con el historial de afectaciones para no cometer el mismo error dos veces.

Es normal cometer errores en esta industria, pero no es razonable no ser diligente con los errores. Con este sistema cuando un cliente te evalúa mal, tienes 24 horas para responder o sino escala a los gerentes.

Entonces Twist print es un sistema operativo, porque controla y gestiona una empresa de punta a punta. Te ayuda a cotizar, hacer pricing, genera órdenes de trabajo, auto planifica la producción, auto compra, genera encuestas de post servicio, planifica rutas de despacho, cobra... Automatiza las tareas que nadie quiere hacer. Nadie quiere planificar ni cobrar y así sucesivamente, esta tecnología hace lo que nadie quiere hacer y les deja tiempo para hacer cosas que agregan valor y potencial. La única manera de competir es con tecnología y automatización, si no hay nadie cobrando, haciendo contabilidad, ni cotizando, puedes aumentar tu productividad.


MB: ¿Pero cómo es lo de cotizar sin personas?

TG: Ingresas los parámetros y el software te entrega el óptimo de fabricación del pedido, entonces la orden de trabajo ya está hecha, también la orden de compra de materia prima. Es un software que te ayuda a automatizar tareas y controlar la producción, finanzas y despachos.


MB: ¿Y cuánto se demora una imprenta en implementar el sistema?

TG: Seis semanas en estos tres objetivos completos.

Es un software simple y fácil de ocupar, pero lógicamente requiere un proceso de entrenamiento y de coaching para el cambio, porque es un cambio brusco.

Ahí hay algo paradójico, los clientes dicen que está increíble, pero que no ven cómo van a convencer a los operadores de esto. Y yo creo que si le pregunto a los operadores me dirían todo lo contrario “todo bien pero ¿cómo van a convencer a los jefes de esto?”. En la práctica, nunca hemos tenido una resistencia de los operadores.

A los operadores siempre les dicen lo que tienen que hacer, todos los días, incluso todas las horas. Cuando esa misma instrucción viene por un software, cambia la percepción moral del trabajo, sienten que está trabajando para un cliente final, no para el jefe y eso los motiva. Pueden ver cómo los está evaluando el cliente, si el papel viene en camino, etc… entonces el operador se empodera porque ya nadie le dice qué hacer, por eso no tiene resistencia al cambio. El que pone resistencia al cambio es el jefe controlador.

En el área comercial es lo mismo, si tu vas a una reunión comercial de los lunes, generalmente se dedican a hablar de los errores de producción, pero no se analizan los presupuestos, tampoco qué clientes evaluaron mal, nadie habla de estrategia, sino de echarse la culpa al otro.


MB: Pero igual habrá reunión de lunes, solo que con datos concretos.

TG: Exactamente y eso hace que la gente colabore.

MB: Hay objetividad.

TG: Ese es el poder de la digitalización, por eso la imprenta donde nació Twistprint creció en un 50% el primer año. Y en 5 años se multiplicó por cinco, con la misma cantidad de trabajadores.



MB: La imprentas dicen que si suben los costos, quiebran, esto por supuesto incluye subir los sueldos. ¿Pero no es sólo que dejarían de tener tantas utilidades?

TG: Efectivamente si subes los costos, quebrarían todas las imprentas, ya no es como antes. MB: En las imprentas hay una cantidad de errores administrativos que cuestan mucha plata.

TG: El asunto es determinar quién es responsable de esto. Desde el punto de vista de los jefes es responsabilidad de los operadores, porque por ejemplo, un porcentaje importante de los trabajos sale repintados o con algún otro defecto. Pero desde el punto de vista de los operadores son los jefes que no dan el tiempo de mantener las máquinas yte dirían que la planificación es horrible.

MB: ¿Y cómo se resuelve esto con tu software? Por ejemplo lo que decías del repintado.

TG: Con tecnología, el software planifica automáticamente horas de mantenimiento. Si es que el operador no las cumple, tiene un intervalo de dos días para hacerlo. Si no lo hace lo acusa al jefe, si no lo acusa al gerente general. Entonces están alineados los incentivos. El operador dice que el jefe no le da tiempo y el jefe que el operador se toma más tiempo del necesario. Entonces como alineas los incentivos para que todos vean lo mismo, estos sistemas lúdicos sirven, comprometer a las personas y hacerlas colaborar.


MB: Pienso que tal vez la clave está en el asunto del "odio al jefe", cosa que está bien metida en nuestra sociedad. Si tú sientes que no tienes un jefe tú eres el responsable.

TG: Sí eso es la base del coaching, tomar conciencia y ser responsable de tus decisiones, en las imprentas habitualmente parece que no hay responsables.

MB: Es que tú eres el responsable y tiene que haber una manera que esa responsabilidad tenga consecuencias en tu carrera. Si yo hago bien mi pega algo pasa con esto, tal vez logre que me paguen mejor.

TG: Para pagar mejor se debe tener toda una estructura de forma que todos colaboren y la tecnología es una manera extraordinaria de colaboración.


Cada estación de trabajo tiene acceso al software durante toda la jornada laboral, éste es su hoja de ruta diaria.


MB: ¿Cuál es tu competencia?

TG: En todo el mundo hay dos tipos de software. Desarrollos locales, que son solo conocidos en su país y otros de clase mundial que están en varios países. En términos de funcionalidad, nosotros competimos con los de clase mundial. Y ahí hay un gran competidor que se llama EFI, ellos en son equivalente a nosotros, están en todo el mundo. Pero son extremadamente caros y muy complejos, tienen una lógica distinta a la nuestra y necesitan jefe para todo. Para nosotros eso no es digitalización. Hay también algunos que cotizan, pero que no son capaces de controlar el negocio completo.


MB: Me imagino que con este sistema todos se controlan mutuamente y que eso hace aumentar el conocimiento que cada operario tiene de la industria en la que trabaja, eso me gusta.

TG: Claro, no hay asimetría de información, el gerente de operaciones sabe lo mismo que el cortador o prensista.

MB: Por un lado te da una sensación de empresa, de pertenecer a un equipo y también te capacita, he visto en muchas imprentas en las que quien está a cargo de despacho no tiene idea de lo que pasa en preprensa y viceversa. Creo que es importante que cada trabajador tenga al menos una noción de todas las áreas de una imprenta.

TG: Si, y en finanzas también es un problema común. Normalmente, si el gerente de finanzas ve que hay un cliente que no paga una factura por mucho tiempo, envía al cliente a Dicom. Pero en qué minuto el gerente de cobranza fue a ver si ese cliente es importante para la empresa o no. Aquí el software te indica cuánto vale cada cliente, así el gerente de finanzas tiene toda la información. La democracia de los datos hace que las cosas se aplanen y cambia el comportamiento de la gente.


MB: ¿Y como equipo tienen algún nuevo proyecto? ¿Cómo siguen desarrollando esto?

TG: Twistprint tiene dos grandes productos. La parte comercial y operacional, y la parte de finanzas, están integradas pero son dos líneas aparte.

MB: ¿Son como módulos?

TG: Sí, estos productos se mejoran constantemente por el feedback de los usuarios, tenemos un soporte en línea en el que estamos 12 horas al día conectados, con un tiempo de respuesta de 5 minutos. Si la respuesta de nuestro consultor fuese confusa, puedes pedir una conferencia a través de la misma plataforma. Ahí levantamos feedback y vamos perfeccionando las versiones.


MB: ¿Y hay una política de confidencialidad con los datos de los clientes?

TG: Se firma un contrato de confidencialidad, los datos obviamente no pertenecen a Twistprint. Cada cliente tiene sus propios servidores y claves. En todo software el verdadero riesgo son las personas, la relación humana se basa en la confianza (además de los contratos).


MB: ¿Todo el personal de la imprenta tiene acceso a toda la información, incluyendo cifras?

TG: Depende, los perfiles son configurables por el usuario, pero siempre todos ven los pedidos que hay en proceso.

MB: Pero no cuánto costó.

TG: Depende de cómo lo configure le empresa. A algunas imprentas les gusta que los operarios lo sepan y a otras que no. Desde mi punto de vista no tiene sentido, es un dato aislado que no les sirve y confunde, a un operador de prensa no le interesa saber cuánto cuesta un trabajo. El asunto es que puedes configurar tableros distintos para cada persona individualizada, así se ve tu desempeño individual y cómo le aportas a los clientes.

MB: ¿Entonces se ingresa cuántos prensistas hay, cuántos pre prensistas, y así con nombre y apellido?

TG: Si, se tiene un perfil y cada trabajador queda registrado, entonces se puede saber cuántos pliego imprimió, cuántos metros cuadrados hizo cada persona en preprensa. El cumplimiento del programa de producción de cada operador, cuánta tinta consumió… todo en función de cumplirle a los clientes, ese es el objetivo, no controlar a las personas.

MB: El cliente tiene acceso a dar un feedback final, ¿pero tiene también acceso a saber en qué va su trabajo?

TG: Sí, puede hacer el tracking, funcionamos con transparencia absoluta.

MB: ¿Y los vistos buenos y esas cosas también son digitales?

TG: Sí, todo es digital.


MB: ¿Qué tanto acceso tiene el cliente a ver la planificación de su trabajo?

TG: No, el cliente no ve la planificación de la prensa, no tendría sentido, pero puede ver el estado del trabajo y cuándo la harán.

MB: Pero si te demoras más, ¿le descuentas al cliente?

TG: En algunas empresas sí hay compensaciones, si es que no se cumplen los plazos comprometidos.

MB: ¿Y a los operadores también?

TG: Se pueden establecer bonos por objetivos cumplidos.

MB: En la mayoría de las plantas tienen un tablero con ese tipo de cosas anotadas a mano.

TG: Sí, efectivamente, y nadie sabe realmente quién es el operador más productivo, ni tampoco quién es el cliente número uno de la imprenta.

MB: ¿Y esa noción de “cliente número uno” tiene que ver con cuánto cotiza o cuántos trabajos ingresa?

TG: Con el margen que te deja el cliente. Este software deja atrás las percepciones de las personas, porque nunca coinciden, y solo se trabaja con datos concretos.


MB: ¿Este software también maneja asuntos como que si la prensa 1 está imprimiendo cuatricromía, no le vas a meter entremedio un trabajo en pantone porque tendrías que limpiar la prensa y perder mucho tiempo? Me acuerdo de haber visto cosas así varias veces, escuchar a los y prensistas alegando porque el jefe de taller no ordenó los trabajos por lógica de tintas.

TG: Quizá ese operador no sabía que ese trabajo tenía prioridad, no le llegó la información, esas cosas se arreglan con tecnología. Si planificas la producción de la planta completa eso cambia, puedes manejar todo automáticamente o dejando algunos aspectos manuales.

También es importante tener en consideración que esta app está sincronizada con google drive para los archivos de clientes y los archivos internos y con Google Maps también para generar las rutas de despacho. En la planta donde se nació esta tecnología no hay bodega, la gestión de materia prima es “just in time”, lo que hay en la planta es para 4 horas de trabajo.


* En Twistprint el precio de un producto impreso está compuesto por tres macro variables: 1) Costo de materia prima y de servicios (suma del valor de los sustratos, tinta, laminado, barnices ,etc cargados en la plataforma). 2) Costo hora máquina  (El valor hora de ocupar una determinada máquina). 3) Margen de la cotización (margen porcentual que desea ganar la imprenta por ese proyecto cotizado).

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